Introduction to MS Access
About MS Access
(एमएस एक्सेस के बारे में)
Microsoft Access is a database creation and management program. In
simple words, Microsoft Access is an
information management tool that helps you to store information for
reference, reporting, and analysis. It helps you to analyse large amounts
of information and manage related data more efficiently than MS Excel or
other spreadsheet applications.
For better understanding of Access, you must first understand
databases.
(माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस एक डेटाबेस निर्माण और प्रबंधन कार्यक्रम है।
सरल शब्दों में, माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस एक सूचना प्रबंधन उपकरण है जो
आपको संदर्भ, रिपोर्टिंग और विश्लेषण के लिए जानकारी संग्रहीत करने में मदद
करता है। यह आपको बड़ी मात्रा में जानकारी का विश्लेषण करने और संबंधित
डेटा को एमएस एक्सेल या अन्य स्प्रेडशीट अनुप्रयोगों की तुलना में अधिक
कुशलता से प्रबंधित करने में मदद करता है।
एक्सेस को बेहतर ढंग से समझने के लिए, आपको पहले डेटाबेस को समझना
होगा।)
What is Database?
(डेटाबेस क्या है?)
A database is a collection of data that is stored in a
computer system. Databases allow their users to enter,
access, and analyse their data quickly and easily.
The easiest way to understand a database is to think of it as a
collection of lists (such as a list of customers, a list of
products sold, a list of prices, a list of orders, and so on).
(एक डेटाबेस डेटा का एक संग्रह है जो एक कंप्यूटर सिस्टम में
संग्रहीत होता है। डेटाबेस अपने उपयोगकर्ताओं को अपने डेटा को जल्दी और
आसानी से दर्ज करने, एक्सेस करने और विश्लेषण करने की
अनुमति देते हैं।
डेटाबेस को समझने का सबसे आसान तरीका इसे सूचियों के संग्रह के रूप
में सोचना है (जैसे ग्राहकों की सूची, बेचे गए उत्पादों की सूची, कीमतों की
सूची, आदेशों की सूची, आदि)।)
What is MS Access?
(एमएस एक्सेस क्या है?)
Microsoft Access is a
relational database management system (RDBMS) developed by
Microsoft. It is part of the Microsoft Office suite and provides a
user-friendly interface for creating and managing databases. With Access,
you can organize data, create tables, queries, forms, and reports to work
with your data efficiently. Access also supports the use of macros and
visual basic for applications (VBA) for automation and customization. The
Access file extension is .accdb.
(माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस एक
संबंधात्मक डेटाबेस प्रबंधन प्रणाली (RDBMS) है जिसे माइक्रोसॉफ्ट
द्वारा विकसित किया गया है। यह माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस सूट का हिस्सा है और
डेटाबेस बनाने और प्रबंधित करने के लिए एक उपयोगकर्ता-अनुकूल इंटरफेस
प्रदान करता है। एक्सेस के साथ, आप डेटा को व्यवस्थित कर सकते हैं,
तालिकाएँ, प्रश्न, फ़ॉर्म और रिपोर्ट बना सकते हैं ताकि आप अपने डेटा के
साथ कुशलता से काम कर सकें। एक्सेस स्वचालन और अनुकूलन के लिए मैक्रोज़ और
विज़ुअल बेसिक फॉर एप्लिकेशंस (VBA) के उपयोग का भी समर्थन करता है। एक्सेस
फ़ाइल एक्सटेंशन .accdb है।)
Shortcut Keys used in MS Access
| Shortcut Key | Description |
|---|---|
| F1 | Opens Microsoft Access Help dialog box |
| F2 | Switch between Edit and Navigation mode |
| Ctrl + F4 | Closes the active window |
| F5 | Refresh |
| F7 | Checks the spelling of text |
| F8 | Turns on extend mode. Press F8 again to extend the selection to a word, the entire field, the whole record, and then all records |
| Shift + F8 | Reverses the F8 selection process |
| F9 | Recalculates the fields in the window |
| Shift + F10 | Displays the shortcut menu |
| Alt + F11 | Switch the Visual Basic Editor |
| F12 | Opens the Save As dialog box |
| Esc | Undo changes made to the current field/record |
| Tab/Enter | Go to next field |
| Shift + Tab | Go to previous field |
| Delete | Deletes an object |
| Ctrl + A | Select all |
| Ctrl + C | Copies the selected object |
| Ctrl + F | Opens the Find dialog |
| Ctrl + G | Opens the Microsoft Visual Basic dialog |
| Ctrl + H | Opens the Replace dialog |
| Ctrl + O | Opens an existing Database |
| Ctrl + N | Creates a new Database |
| Ctrl + P | Prints the current or selected database object |
| Ctrl + S | Saves a database object |
| Ctrl + V | Pastes the cut/copied object |
| Ctrl + W | Closes the active window |
| Ctrl + X | Cuts the selected object |
| Ctrl + Y | Redoes the last undone action |
| Ctrl + Z | Undoes the last action |
| Alt + F4 | Exit Access |
| Ctrl + Plus(+) | Adds new record |
| Ctrl + Minus(-) | Deletes the current record |
| Ctrl + Apostrophe(') | Inserts the value from the same field as the previous record |
| Ctrl + Semicolon(;) | Inserts the current date |
| Ctrl + Shift + Semicolon(;) | Inserts the current time |
| Ctrl + Spacebar | Selects the current column |
| Shift + Spacebar | Selects the current row |
| Alt + Spacebar | Displays the control menu |
| Ctrl + Alt + Spacebar | Inserts the default value for a field |